A transcrição oferece muitos benefícios para aqueles que a usam, desde melhorar a eficiência da comunicação até aumentar o alcance das mensagens. Neste texto, discutiremos os benefícios da transcrição de reuniões para negócios e empresas.
Ela pode ser usada para otimizar o processo de comunicação. Em vez de depender de reuniões presenciais, avaliações, entrevistas ou outras formas de comunicação, a transcrição permite que as informações sejam rapidamente transcritas para um formato digital ou impresso, tornando mais fácil para as pessoas ler e compartilhar o que for preciso. Ela permite que dados sejam compartilhados entre vários departamentos, clientes ou empresas, o que otimiza o processo de tomada de decisão.
Pode melhorar o marketing e a comunicação de marca. Por meio dela, as empresas podem acessar arquivos que foram compartilhados em reuniões, palestras, seminários e outros eventos. Isso significa que todos os assuntos discutidos podem ser facilmente incorporados em campanhas e estratégias de marketing, como newsletters, blogs, artigos, vídeos e outros. Isso ajuda a aumentar o alcance das mensagens do seu negócio e aumentar o interesse do público.
A transcrição pode servir para ajudar as empresas a analisar melhor os dados e informações. Por meio dela, as empresas podem criar um registro oficial online ou impresso de reuniões, entrevistas e outros conteúdos. Isso ajuda na análise do conteúdo e na identificação de áreas-chave para melhorias. Podem usar a transcrição para criar documentos que podem ser usados para fins legais, como contratos, acordos e outras documentações.
Um outro fator muito importante é que ajuda a economizar tempo. Por meio dela é possível agilizar o processo de produção de conteúdo, pois as informações já estarão prontas para serem usadas. Também pode ajudar as empresas a economizar nos custos de impressão, pois o conteúdo será diretamente convertido para um arquivo online que pode ser mantido em um software de armazenamento online ou baixado em um dispositivo.
Essa é uma ferramenta extremamente útil para qualquer empresa. Ela pode ajudar a melhorar diversas áreas do negócio, desde marketing até o financeiro. Por essas razões, muitas marcas escolhem usar a transcrição para beneficiar seus negócios. Veja abaixo duas formas como esse recurso pode ser utilizado.
Atas de reunião
A transcrição é uma importante ferramenta para a produção de atas de reunião. Esse é o processo de converter um áudio em texto, e é usado para capturar todas as discussões e decisões de uma reunião importante ou de outros eventos. Ela é uma forma eficaz de documentar os principais pontos e resultados de um encontro de negócios.
Para usar a transcrição para a criação desses documentos, primeiro você precisa gravar sua reunião usando um gravador de voz, um dispositivo de gravação digital, ou mesmo um smartphone. Certifique-se de que a qualidade da gravação é boa e que todos os participantes podem ser ouvidos claramente. É importante que todos os presentes sejam nomeados e identificados, para que o sistema possa documentar corretamente quem disse o quê.
Depois que a gravação estiver pronta, é hora de contratar um transcritor ou uma empresa para realizar o processo. Fazendo manualmente, o profissional escutará com atenção o áudio e repassará o conteúdo de forma escrita e fiel ao que foi dito, sem quaisquer mudanças que impactem o contexto ou significado. Isso levará algum tempo, visto que é uma tarefa exaustiva e que requer muita atenção. Eles também poderão adicionar marcações de tempo, para que você possa achar mais facilmente o que foi dito em que momento.
Caso seja feita por uma empresa ou plataforma online, o processo será mais rápido. Ao usar tecnologia e Inteligência Artificial para transcrever o áudio em texto, você tem a garantia de um trabalho com rapidez e qualidade, sem a possibilidade de erros humanos, mas que ainda necessita de uma revisão. Isso porque o software transcreve exatamente o que foi capturado na gravação, incluindo gaguejos, hesitações e repetições.
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Ao aprovar o texto final, você pode usar as informações para criar uma ata da reunião. Como parte do processo, você precisa destacar todas as decisões e ações importantes que foram tomadas, bem como incluir no topo data, horário, local, motivo do encontro e todos os presentes. Estes devem ser incluídos para fornecer um registro oficial das discussões.
Use uma linguagem clara e objetiva, e seja conciso. Certifique-se de que todos os pontos importantes são abordados. As atas devem ser assinadas por todos os participantes para servir como um documento oficial.
Organização de datas e reuniões
Usando as atas de reuniões faladas no tópico anterior, você pode instaurar uma forma de organização que englobe, não apenas os registros de reuniões, mas também outros documentos, como contratos, acordos e discussões. Uma vez que arquivos profissionais são documentos, eles são datados e bem detalhados. Com isso, é possível manter uma ordem no armazenamento de arquivos, tanto online quanto impressos.
Organizar seus documentos guardados em ordem cronológica é uma das melhores maneiras de mantê-los acessíveis. Não importa o que você esteja guardando ou o motivo pelo qual você está organizando, a forma cronológica é uma excelente maneira de manter tudo em ordem.
Usando as atas datadas, você deve colocar os documentos mais antigos no topo da pilha e os documentos mais recentes no fundo. Isso pode ajudá-lo a encontrar os documentos mais antigos rapidamente quando precisar deles. Para facilitar na hora de incluir novos arquivos, é uma boa ideia rotular cada um com a data em que foi criado ou adquirido. Uma etiqueta de data tornará mais fácil localizá-lo quando você precisar dele.
Outra coisa a considerar é criar um sistema de arquivos. Você precisará criar pastas com nomes específicos para arquivar os documentos. Por exemplo, se você estiver arquivando documentos de trabalho, crie pastas para cada projeto que você fez. Isso ajudará a garantir que você possa encontrar rapidamente o documento que precisa.
É importante ter uma boa rotina de arquivamento para evitar que acumule uma grande quantidade de coisas a serem separadas. Crie uma agenda e um horário para arquivar novos títulos regularmente. Isso garantirá que você não perca nada e que tudo esteja organizado. Você também pode pensar na adição de algumas etiquetas para ajudar a organizar.
Você deve considerar a criação de um banco de dados digital. Se você tiver muitos arquivos, recorrer a uma forma de armazenamento online é uma ótima maneira de garantir que você possa organizá-los facilmente. Isso permitirá que você pesquise facilmente qualquer documento e encontre-o rapidamente.
Organizar seus documentos por ordem cronológica é uma ótima maneira de manter tudo bem guardado. Por meio da classificação dos documentos por data e da criação de um sistema de arquivos, você poderá encontrar facilmente qualquer documento que precisar. Se você adotar essas dicas, você poderá ter certeza de que seus documentos estarão bem guardados e acessíveis.
Conclusão
Com isso, você deve estar convencido a entrar nessa onda e aproveitar as facilidades desse recurso que pode ser tão facilmente adotado em suas vidas profissionais. Para isso, conheça a Reshape! Uma plataforma online que trabalha com transcrição, legendagem e tradução utilizando Inteligência Artificial combinada com conhecimento humano! Acesse nosso site, www.reshape.com.br, e conheça mais sobre nossos serviços, pacotes e políticas!
